Katastrofeplan, beredskabsplan og evakueringsplan.

Katastrofeplan – Business Contiuity Plan (BCP)

Er en del af et gennemgribende risikostyrings program for virksomheden og kan frit oversættes til håndtering af virksomhedens fortsatte drift.

Det er et helhedsorienteret ledelsessystem, som kan hjælpe virksomheder til, at identificere potentielle risici, håndtere dem og imødegå dem, for at minimere konsekvenserne af alvorlige utilsigtede hændelser, som virksomheden har været udsat for eller kan udsættes for. Det danner grundlag for, at en virksomhed kan planlægge, hvordan de kan sikre sig evnen til, at drive virksomheden videre gennem en hændelse.

Business Continuity Plans skal være klare, konkrete og skræddersyede til virksomhedens behov. Utilsigtede, uvarslede hændelser kan have katastrofale følger og de ødelæggende hændelser kan stamme fra ulykker, kriminelle handlinger eller naturkatastrofer.

Med udarbejdelse af en Business Continuity Plan, skal virksomheden arbejde aktivt hen imod denne og holde den løbende opdateret. RTM’s ingeniørafdeling gennemgår samtlige tænkelige scenarier, hvor disse sættes i gennemprøvede skemaer, således at virksomheden får et brugbart værktøj til, at sikre sig.

Beredskabsplaner og evakueringsplaner

RTM’s ingeniørafdeling udarbejder også beredskabsplaner og evakueringsplaner for virksomheder, som måtte have det som et lovkrav, i forbindelse med f.eks. offentlige forsamlingslokaler og hoteller.

Beredskabsplaner er ligeledes et værktøj der skal bruges i forbindelse med en skade, hvor man nemt og overskueligt kan gennemskue hvilke personer og aktioner, der skal tages i en given situation.

Vores beredskabs- og evakueringsplaner tager udgangspunkt i en risikovurdering af virksomheden, og de individuelle behov. Der er en række forudsætninger for hvad beredskabsplanen skal indeholde, før den er effektiv i kritiske situationer. Ulykker og krisesituationer kan opstå, uagtet hvor mange foranstaltninger og forebyggende tiltag man som virksomhed foretager sig, men for en kontrolleret håndtering af disse, er en beredskabsplan et vigtigt redskab.

Beredskabsplanen sikrer, at de ansvarshavende har overblik over de centrale præmisser for at kontrollere kerneopgaverne i krisestyringen. Det er et handlingsorienteret hjælpemiddel der uddelegerer konkrete opgaver til at håndtere den effektivisering, der iværksættes i henhold til planen. En detaljeret og grundigt udarbejdet beredskabsplan er et vigtigt redskab til at forebygge og forhindre eventuelle krisesituationer, og kan reducere risici og formindske og modvirke potentielle nødsituationer. Det kræver derfor, at der afsættes de nødvendige ressourcer til at udfærdige planen.

Opstår der på arbejdspladsens område en svær situation inkluderer planen en oversigt over ansvarsfordelingen, så den rette hjælp kan ydes og krisehjælp kan iværksættes om nødvendigt, uden unødig forsinkelse. I alvorlige situationer kan der opstå akut behov for krisehjælp, hvor det tidsmæssige perspektiv kan have kritisk betydning for involverede. Beredskabsplanen beskriver de ansvarshavendes opgaver samt indeholder oplysninger på de respektive kontakter, for den mest optimale håndtering.

Beredskabsplanen bør altid ajourføres, og opdateres hvis der opstår ændringer i forholdene på arbejdspladsen. Alle medarbejdere informeres om deres ansvar, hvis der opstår en krisesituation. Ligeledes er det vigtigt, at nye medarbejder indvies i de specifikke tiltag samt den overordnede ansvarsfordeling. Det er i visse tilfælde et lovkrav for virksomheden at have udarbejdet en beredskabsplan. Denne investering er dog kun værdifuld, hvis den er opdateret og tilgængelig for medarbejderen, så den reelt kan udnyttes i en akut krisesituation.

Evakueringsplaner:

Opstår en situation, hvor det kræver et effektivt og sikkert forløb i at forlade bygningen eller området, er det vigtigt at alle er velinformerede vedrørende evakueringen. Det er en vigtig forudsætning for at mindske utrygge og opskræmte tilstande, ved at sikre et roligt og kontrolleret forløb af den pågældende situation.

Krisesituationer kan forebygges og håndteringsplaner udarbejdes, men det vil stadig være vanskeligt at forudsige hvordan det i praksis vil forløbe. Af den årsag inkluderes en gennemarbejdet evakueringsplan i den overordnede beredskabsplan, så alle medarbejdere kender sikkerhedsforanstaltningerne i forbindelse med en evakuering af området. En grundig og detaljeret fremgangsmåde kan sikre en optimal håndtering af en kritisk situation, hvor det er nødvendigt at skabe rolige og kontrollerede omstændigheder.

Ved en opstået krisesituation der kræver evakuering, er første foranstaltning at informere de korrekte myndigheder om ulykken. Herefter advares samtlige medarbejdere og andre personer der måtte opholde sig i bygningen. Evakueringsplanen indeholder anvisninger til et fælles samlingssted, hvor de ansvarshavende kan kontrollere om de tilstedeværende er fuldtallige og i god behold efter de gældende omstændigheder.

Evakueringsplanen bør være let tilgængelig så det uagtet af tidspunkt og omstændigheder er muligt at tilgå for samtale medarbejdere. Det anbefales i høj grad at placere disse ved udgangsdøre, alarminstallationer, etageadgange og andre områder der hyppigt passeres forbi i hverdagen. Planen skal med regelmæssige mellemrum efterprøves i praksis, for at sikre, at alle er informerede og indforståede med de konkrete processer og fremgangsmåder der er opstillet, er affektive og er funktionsdygtige. Opstår der i øvelsen komplikationer, opdateres evakueringsplanen hurtigst muligt, afstemt med de optimale til korrektioner. Ved fysiske ændringer i bygningen opdateres planen ligeledes, og medarbejderne informeres om denne tilretning.

Centrale elementer i beredskabsplanen:

Der skelnes som udgangspunkt overordnet mellem større og mindre ulykker. Ved større ulykker bør medarbejderne der opdager ulykken være den første der handler i situationen. Herved sikrer den pågældende medarbejder, at den foresatte beredskabsplan iværksættes hurtigst muligt efter gældende protokol. Ved mindre ulykker eller personskader fastlægges en procedure for hurtig og effektiv transport til sygehus eller egen læge, efter situationens omstændigheder.

Som opfølgning på ulykken fastlægges en generel procedure for information til både de involverede medarbejdere og pårørende. Der iværksættes, til forebyggelse af fremtidige lignende situationer, en dybdegående og gennemgribende analyse af den opståede ulykke, samt tilretning og optimering af de nuværende iværksatte protokoller for virksomheden og medarbejderne.

Ved krisesituationer der tiltrækker opmærksomhed fra omgivelser eller eventuelt medier, inkluderes en tilrettelagt plan for udførsel af dette forløb. Dermed sikres en rolig og kontrolleret proces i den videre kommunikation af situationen. Uheld i alle størrelser kan betyde, at medarbejdere og pårørende befinder sig i yderst sårbare situationer og kan involvere følsomme oplysninger. For at undgå fremtidige og unødige misforståelser, indebærer beredskabsplanen en dybdegående og grundigt udført fremgangsmåde for hvordan denne type situation skal håndteres i forhold til omverdenen, så hverken virksomheden eller pårørende lider unødig last i en svær situation.

Beredskabsplanen er en investering og sikkerhedsforanstaltning for at sikre fremtiden for virksomheden og dens medarbejdere, hvis et større eller mindre uheld skulle opstå.

Beredskabsplanen indeholder en detaljeret plan over hvilke trin der følges hvis der opstår brand på virksomhedens område, og inkluderer en flugtvejsplan, første- og krisehjælp, generelle brand- og alarmeringsinstrukser samt ansvarsfordeling. Virksomhedens medarbejdere orienteres og informeres om disse informationer, for at sikre den ideelle håndtering af akut opståede ulykker og krisesituationer.